Вопрос о том, для чего создается интранет портал и нужен ли он вообще, стал особенно популярен в последнее время среди тех, кто не до конца понимает всех преимуществ подобного ресурса. Как в теории, так и на практике, создание внутрикорпоративного ресурса обеспечивает компании весьма солидное преимущество. Эффективность разработки интранет портала это вовсе не домыслы, а вполне реальная практика: по сути это инструмент, при помощи которого можно без труда наладить коммуникации и автоматизировать множество бизнес процессов внутри компании, включая документооборот. Но ограничиться лишь внедрением корпоративного ресурса для достижения вышеобозначенных не получится. Необходимо привести его в действие, то есть сделать «работающим». Ниже мы приводим ряд достаточно актуальных практик и рекомендаций по внедрению и разработке интранет портала.
1. Многие локальные (интранет) сети организуются как внутренние проекты, не имеющие официального статуса. В случае с корпоративным порталом, призванным действительно улучшить и оптимизировать работу организации, специалисты рекомендуют планировать и проектировать все максимально тщательно, продумывая каждый нюанс, как, собственно, в случае с созданием внешнего веб-сайта.
2. Важно чтобы корпоративный портал был всегда нацелен на улучшение обмена информации и коммуникационной структуры внутри компании.
3. Зачастую у людям бывает достаточно сложно сходу понять, для чего нужна разработка интранет портала и что с его помощью можно сделать. В этой связи нужно быть готовым к тому, чтобы потратить определенное количество времени на обучение сотрудников компании работе с новым внутренним ресурсом компании.
4. Затраты на организацию интранет, являющегося по сути подобием внутренней социальной сети, могут определенным образом варьироваться в зависимости от того, каким аппаратным и программным обеспечением Вы уже располагаете.
5. На ранних стадиях проектирования рекомендуется в большей степени уделять внимание не разработке или веб-дизайну сайта, а «построению внутренних взаимосвязей».
7. Для развития портала понадобится помощь, которую можно получить в лице людей из различных подразделений компаний. Лучшее решение — сколотить из них слаженную команду, в рамках которой у каждого будут свои обязанности. Так специалист коммуникаций может заниматься распространением корпоративной информации о предстоящих в компании мероприятиях и событиях. Специалист в сфере IT в данном случае берет на себя задачу по настройке портала и оформлению его дизайна. PR- или HR-специалист займется разработкой содержимого.
8. Коллективный разум — лучшее решение и необъятное пространство для интересных идей, касающихся наполнения корпоративного портала. Приобщив всех сотрудников к процессу разработки интранет портала, можно найти гораздо больше интересных и удачных решений. Как правило, при необходимости выяснить, что поможет сотруднику более эффективно выполнять свои задачи, задается три ключевых вопроса:
- Какая информация может понадобиться от сотрудников смежных отделов?
- Какой информацией необходимо делиться с сотрудниками других отделов?
- Какой тип информации предпочтительно распространять в рамках вашего отдела?
9. Необходимо подготовить карту сайта, учитывая наиболее востребованные аспекты и расставляя приоритеты.
10. В процессе разработки интранет-портала важно добиться сведения к минимуму его техническое обслуживание.
11. «Проектируем большое, строим маленькое» - удобным решением является создание перечня приоритетных пунктов. Организатор должен точно знать, что делается в данный момент и что будет делаться через год.
12. Популяризация интранет-портала среди сотрудников — один из основных моментов. Для этого можно задействовать менеджеров всех отделов, попутно используя для привлечения сотрудников имеющиеся маркетинговые инструменты.
