Extyl. Сложный ecommerce и нестандартные интеграции. Extyl-PRO
Адрес: Пресненская набережная, 8с1, офис 581 123317 Москва,
Телефон:+7 495 995–23–37, Электронная почта: [email protected]

Корпоративный портал для ювелирной сети из 3-х цифр

Задача

Автоматизировать работу отдела кадров и службы безопасности.

Исполнение

Внедрили Битрикс24 и обеспечили перенос большинства процессов из офлайна в онлайн, избавив сотрудников от рутинных операций с бумагами.

Достигнутый результат

Перенесли процессы службы безопасности и отдела кадров в онлайн, благодаря чему сэкономили время сотрудникам.


О проекте

Заказчик — российская франчайзинговая федеральная розничная ювелирная сеть. Деятельность ювелирной сети началась в Санкт-Петербурге в 2000 году. На середину 2023 года сеть насчитывает более 1000 розничных магазинов в более чем 400 городах России. Через франчайзи компания работает в Казахстане и Молдове.



image 15.png

Задача

У отдела кадров и службы безопасности было множество процессов оффлайн, наша цель перенести их в онлайн режим. Таким образом сэкономив время отделам и сотрудникам.

Решение

  • Перенесли процессы службы безопасности в онлайн, обеспечив к ним быстрый доступ в единой системе. 

  • Реализовали разделение доступа пользователей в зависимости от их роли на портале: сотрудники магазинов, управляющие, руководство, главные инженеры и т.д.

Автоматизировали отчётность: создание отчётов по запросу, автоматическая их отправка и уведомления по времени и/или при срабатывании определенных условий.

Перенос процессов в онлайн

Журнал учёта позволяет фиксировать посетителей объекта. Сотрудник заполняет форму с указанием данных посетителя, а запись сохраняется. Таким образом можно отследить посещаемость объекта.

2599fae7baf0d698c8e117cc59c159fb.png.jpg*раздел «Журнал учёта посетителей».

Журнал инструктажа персонала

В каждой компании есть обязательные инструктажи на разнообразные темы. Если сотрудников  много – руководителю бывает сложно отследить, не пропустил ли инструктаж тот или иной сотрудник. 

учет2.png*добавили возможность отслеживать пройденные инструктажи.


Решили проблему следующим образом: создали функционал, который позволяет руководителю отслеживать прогресс прохождения инструктажа и время, когда его нужно проводить повторно. А сотрудникам, в свою очередь, видно какие инструктажи пройдены, а какие осталось им пройти. Также разработали систему оповещений о необходимости пройти тот или иной инструктаж.

7a2afb289a45ff2e29c15ef8787e7e31.png.jpg *список пройденных инструктажей.

Журнал передачи ключей

На объекте существует множество различных ключей, чтобы их не потерять сотрудники вели физический журнал передачи ключей. Мы перевели его в онлайн-формат.

Журнал передачи ключей.png *подробная информация в Реестре ключей».

Сейчас сотрудники могут через сайт передавать ключи, отслеживать историю их передачи, а если нужно передать сразу  много  ключей – их   можно собрать в связку (чтобы не передавать  каждый отдельно).


Журнал уборки

В компании нет своих уборщиц и дворников, они используют ежедневный клининг. Чтобы отследить и улучшить качество работы субподрядчика, управляющий объекта каждый день заполняет информацию о качестве проделанной работы уборщицы/ дворника. Таким образом, у сотрудника есть статистика, которую он может использовать при принятии решении о смене клининговой службы и оплате за ту или иную смену. 

Журнал уборки.png*информация о качестве работы субподрядчика.

Кадровые процессы

От клиента поступил запрос также автоматизировать и перевести работу отдела кадров в онлайн. Мы настроили бизнес-процессы, что позволило выполнять полный цикл подачи заявки на сайте: от согласования до обработки отделом кадров. 

На сегодняшний день успешно автоматизировали следующие процессы:

  • заявки на отпуск,

  • заявки на отпуск по материнству, 

  • заявки на изменение личных данных.

Все изменения сразу же направляются ответственному сотруднику, а их статус отображается в интерфейсе.

16009b52277309b8721c63644c0183df.png.jpg*информация об отпусках сотрудников.

Функционал  разрабатывался в рамках модуля, который использует технологии сервис-контейнера для упрощения дальнейшей разработки и расширения поддерживаемого функционала. 

  • Стандартные бизнес-процессы Битрикса в работе не использовали.

  • Для хранения данных подключили инфоблоки и Highload-блоки.

  • Обмен с 1С (получение данных сотрудников и комплектов документов) реализовали с помощью брокера сообщений RabbitMQ. Это позволило быстро и без лишней нагрузки на сервер 1С или портал запрашивать и получать нужные данные.

  • В рамках доработки создали формы для заполнения заявок и страницы для просмотра их списка. Также разделили доступы к заявкам в зависимости от роли пользователя на портале и настроили процессы согласования заявок, отправки уведомлений и выгрузки отчётов.

Заявки на перевод персонала

Ещё одно важное нововведение. Сделали процесс поиска сотрудника на замену с других объектов проще.

Если сотрудник по какой-то причине не может выйти в смену, а заменить его некем, управляющий объектом заполняет заявку. В ней указывают на какой срок и какой специалист нужен, а уведомление об этом придёт всем управляющим других объектов, они могут откликнуться и предложить замену из своих сотрудников. 

Заявки на перевод персонала.png*поле заявки на перевод сотрудников.


После этого задача автоматически отправляется в отдел кадров для оформления необходимых документов. В рамках функционала также происходит кадровый бизнес-процесс перевода сотрудника. 

Подарочные сертификаты

Мы реализовали функционал, с помощью которого сотрудники сами могут генерировать подарочные сертификаты для себя в честь разных событий: 

  • день рождения, 

  • за  победу в конкурсе,

  • за участие в обучении. 

Для получения сертификата сотруднику нужно только заполнить небольшую форму. При генерации сертификата, на нём автоматически проставляются номинал, срок использования и QR-код. 

image 14.png*пример подарочных сертификатов.


Как делали:

  • Автоматизировали загрузку списка сертификатов из Excel-файла в Highload-блок – как место хранения выбрали его для ускорения работы компонента.

  • Далее по запросу пользователя компонент ищет сертификаты, созданные для него, и генерирует печатную форму в виде jpeg-изображения. Для генерации печатной формы использовалась PHP-библиотека GD.

В рамках компонента разделили права доступа в зависимости от роли пользователя на портале. Загружать сертификаты могут только сотрудники определённых подразделений,  а доступ к их получения возможен для всех пользователей портала.

Результат

Благодаря разработанному функционалу существенно увеличилась скорость обработки и согласования кадровых документов, а риск потери какой-либо информации снизился до процента статистической погрешности.

    Олег Т.
    Тестировщик
    Мария С.
    Ведущий аналитик
    Наталья А.
    Тестировщик
    Евгения Б.
    Тестировщик
    Павел Н.
    Тестировщик (тимлид)
    Игорь М.
    БЭКЕНД-РАЗРАБОТЧИК
    Ольга К.
    backend-разработчик
    Богдан А.
    Тимлид
    Александра К.
    Менеджер проекта
    Михаил Е.
    backend-разработчик
    Выберите способ связи
    Ставки специалистов

    Front-end: от 2200₽

    Back-end: от 2200₽ (PHP, Python), 2400₽ (JAVA, C#, Ruby, .NET)

    Аналитика: 2400 — 3000₽

    Mobile: от 2400₽

    Дизайн: 2200₽ (дизайнер), 2600₽ (арт-директор)

    DevOps: 3000₽

    1С: 3000₽

    Тестирование: от 1700₽