Составить план развития и доработки 1С:УХ в соответствии с задачами финансового управления. Внедрить 1С:Документооборот для контроля входящих, исходящих и поручений в стандартном функционале в кратчайший срок.
Решили проблему с тем, что Управленческий учет стандартной 1С:Управление Холдингом не учитывает особенности концессионных соглашений. Разгрузили общую почту, на которую в день приходило больше сотни писем, теперь они регистрируются в системе. Автоматизировали постановку задач и поручений для 300 сотрудников.
О проекте
Компания ПроШкола была создана для того, чтобы стимулировать привлечение частного капитала к строительству новых школ. Это позволит существенно снизить нагрузку на бюджет. Построили более 155 новых школ более чем на 100 000 мест в 29 субъектах РФ. Более 1,3 млн кв.м в проектировании и строительстве и 5500 человек сейчас работают на стройках.
Решение
Дорожная карта проекта
Разработали план работ над проектом и принципы реализации проекта для оптимизации рабочего процесса и сокращения возможных ошибок.
Функция мониторинга в 1С: Документооборот отсутствует.
На подготовительном этапе составили перечень бизнес-процессов, мигрирующих в учетные 1С:ДО и разработали матрицу RACI.
На первом этапе:
а) реализовали штатный функционал по настройке нормотворческой деятельности и функционала управления распоряжениями генерального директора,
б) настроили дашборд исполнительской дисциплины по поручениям,
в) обследовали перечень типов и подтипов форм документов в разрезе БП.
На втором этапе:
а) завели договоры,
б) согласовали заявки на расходование ДС,
в) начали интеграцию с 1С:УХ (перенос и синхронизация).
На третьем этапе:
а) сделали интеграцию с Диадок,
б) завершили интеграцию с 1С:УХ.
Накопленный бэклог необходимых доработок
На подготовительном этапе:
а) составили перечень бизнес-процессов, мигрирующих в 1С:УХ,
б) исправили текущие ошибки по бэклогу,
в) провели анализ системы.
На первом этапе:
а) провели анализ справочников для переноса и нормализации,
б) настроили учет по согласованию расходования ДС,
в) разработали отчеты и обработки для анализа данных по заявкам.
На втором этапе:
а) нормализация справочников (НСИ),
б) интеграция с 1С:ДО,
в) настроили учет по Интеграция с 1С:ДО.
На третьем этапе:
а) завершили интеграцию с 1С:ДО.
Разработка Технического задания
Провели анализ документов в старой системе, выявили ошибки и предложили решение по устранению недоработок для получения желаемого результата.
*пример оформленного ЧТЗ от клиента.
Разработка и отладка
Выявили ошибки в разработке и устранили их, а также расставили приоритеты и этапность работы:
получили данные ИТС и доступ от сервера АДС софт, получили копию базы, решили проблему с неработающими лицензиями,
провели планерки для составления списка задач по проекту и их контроля,
провели интервью с ключевыми пользователями, изучили нормативные документы предоставленные заказчиком,
на основании интервью и предоставленных документов определили задачи для детализации в ЧТЗ.
Подготовили и отправили первую версию ЧТ3, внесли уточнения и подготовили финальную версию документа.
Внедрение
Бесперебойная работа направлена не только на установление приоритетов в работе, но и на демонстрацию полученных результатов клиенту, а также обучение по работе с новыми настройками.
Документооборот
Внедрили 1С:ДО для закрытия проблемы отражения и учета входящей и исходящей документации, а также для учёта договоров и их согласования.
*учет и ведение входящей документации в удобной форме с контролем получения/ исполнения.
*учет, фиксация и хранение информации по исходящей документации.
*подготовка, хранение и систематизация информации по договорам в системе 1С:Документооборот 3.0.
*отражение основной информации в документе для быстрого поиска в системе и хранение важной информации в формализованном виде.
*создание структуры пользователей для решения задач по доступу, цепочкам согласований и контролю согласования договоров.
*статусы выполнения операций по документации.
Развитие системы 1С:Управление холдингом для упрощения работы отдела бухгалтерии
Создали рабочее место для отбора выгрузки в файлы документов по заданным параметрам (организация, контрагент, договор, период, статья затрат) для упрощения и ускорения процесса сбора данных для налоговой по требованиям, а также для быстрого сбора данных для внутренних задач по отборам.
1. Данный механизм позволил сократить многочасовой поиск и отбор информации из системы 1С до нескольких нажатий.
2. В рабочем месте пользователь накладывает отборы и видит список отобранных документов, удовлетворяющих условию. Далее остается возможность отобрать только часть файлов, которые можно будет сохранить на диск или же загрузить все.
3. Далее появляется возможность сохранить отобранные файлы в единый документ «склейка» в формате PDF в указанное место на диске.
Наши специалисты автоматизировали процесс отправки пользователям «Расчетных листов» по итогу месяца. После согласования документов и отражении их в системе, информация по всем расчетными листам формировалась и направлялась на почту сотрудников (с учетом шифрования по требованиям заказчика).
Автоматизация формирования и распределение части затрат между капитальными объектами строительства при формировании незавершенного производства.
Так как объектов в группе компаний много, а часть операций не делится автоматически в правильной пропорции, приходилось проводить расчеты в Excel с последующим заполнением данных в системе. Это был долгий и монотонный процесс.
Создали систему для фиксации пропорций между объектами капитального строительства. Автоматизировали процесс распределения затрат по корректным долям. Добавили учет данных начальных и конечных, что помогло автоматизировать монотонный ручной труд бухгалтеров и перераспределить время на решение важных задач.
Существовала проблема с использованием актуальных форм для отражения отчетности и учета для ведения деятельности организации, в том числе «Инвентаризационная опись РБП».
Одной из задач стал отбор и вывод на печать, выгрузка в файл по заданным параметрам (организация, контрагент, договор, период, статья затрат) реестра и документов, прикрепленных к 1С. По итогам работы файлы прикрепляются к отдельным документам 1С.
Так же важно было обеспечить корректное начисление износа, формирование соответствующих регистров, автоматическое заполнение декларации по налогу на имущество, расчет налога на имущество по заданным объектам забалансового учета.
Ввод в эксплуатацию
Внедрение обучающих инструкций по разным профилям компании, как в письменном виде, так и видеообучение в YouTube.
Демонстрация рабочего пространства с удобной аналитикой для руководителя. Достаточно открыть начальную страницу и увидеть статистику по текущему дню, а также работоспособность разработок.
Результаты
Работа с корреспонденцией и задачами – в 1С:ДО:
Входящие и исходящие письма регистрируются в системе, а не по почте.
Задачи по более 300 работникам ставятся в 1С.
Контроль исполнительной дисциплины в 1С – сколько просроченных задач, какие подразделения загружены больше.
Прозрачность контроля для руководства:
Возможность автоматической рассылки расчетных листков сотрудникам с криптошифрованием из ЗУП.
Механизм выгрузки и контроля загрузки сканов и оригиналов документов.
Расширение регламентного учета для концессионера:
Возможность принятия ОС на забалансовый счет в БУ, на балансовый счет в НУ.
Возможность автоматического формирования НЗП (незав. производство) – распределение затрат по счетам.
