Негосударственный пенсионный фонд «Открытие» — один из крупнейших и надежных фондов страны, работающий на пенсионном рынке более 25 лет. Количество клиентов Фонда составляет 7,5 млн человек. Численность персонала – более 450 человек. 

Задача 

Фонд широко применяет онлайн-технологии, как в обслуживании клиентов так и внутри компании. До нашего сотрудничества работники Фонда уже использовали интранет-портал, на котором были реализованы необходимые для работы разделы и сервисы, но CMS-система, лежащая в основе портала, устарела и долгое время не поддерживалась разработчиком. Портал было сложно развивать и кастомизировать. Необходимо было перенести его на новую платформу, переработать всю структуру, добавить новые функции и сделать редизайн сайта.  

Решение 

Перезапуск портала — на самом деле разработка нового сайта с нуля. В качестве платформы был выбран «Битрикс24», имеющий большое количество готовых решений для разработки корппорталов. Благодаря внедрению этой платформы новую систему можно будет легко масштабировать и гораздо дешевле развивать в будущем. Контент-менеджеры смогут самостоятельно создать новые страницы, изменять модули и делать новые виджеты. Простая административная панель позволяет не привлекать для этого программиста.

 

Мы разработали нестандартную интеграцию с несколькими системами заказчика для оперативного взаимодействия сотрудников.
Большинство данных пользователей поступают из внутренней базы данных Фонда и сверяются с профилем в Active Directory, что позволяет быстро авторизоваться на портале без ввода учетных данных.
А интеграция с Microsoft Exchange позволяет синхронизировать и отображать события в календаре для пользователей и переговорных комнат, что упрощает процесс планирования рабочего времени сотрудников.

 
Дмитрий Д. — разработчик Extyl

Автоматизация онбординга

Онбординг или адаптация персонала — трудоемкий и дорогой процесс. Он отнимает время квалифицированных сотрудников, которые обучают новичков. Основная задача портала связанная с онбордингом — сократить издержки и оптимизировать процессы.



В раздел испытательного срока попадают все новые сотрудники компании. На страницах сервиса они видят пошаговый адаптационный план с обучающими материалами и персональными задачами. По мере прохождения задач новичком, руководителю приходят пуш-уведомления. Он может контролировать прохождение онбординга и загружать в план любые дополнительные задачи. По окончании испытательного срока руководитель оценивает и принимает решение о дальнейшем найме прямо в интерфейсе.

  

Интранет упрощает работу руководителей, позволяет им ставить задачи на одного или нескольких сотрудников сразу, комментировать задачи и экспортировать их в EXCEL для печати внутренних документов.

Сервисы и заявки

Коммуникация между разными подразделениями компании была автоматизирована с помощью раздела «Сервисы и заявки». Составили категории потребностей сотрудников: заказ визиток, транспорта, вызов курьера и прочее. Разработали раздел, в котором для каждой потребности есть своя форма заявки. После заполнения формы задача автоматически отправляется ответственному сотруднику, а ее статус всегда отображается в интерфейсе.

 

Таким образом, бизнес-процессы становятся быстрее и прозрачнее. Портал помогает исключить лишние действия: звонки, составление таблиц, написание писем.

Корпоративное обучение

В обучении нуждаются не только новички компании. Разного рода курсы периодически проходят все сотрудники Фонда: бухгалтеры, юристы, менеджеры, маркетологи. Для того чтобы упростить этот процесс был разработан раздел «Обучение» с опциями очного и дистанционного прохождения курсов. Очные курсы представляют собой онлайн-лекции и возможность записи на очные мероприятия. Дистанционное обучение — это заранее записанные видео, текстовые лекции и практические задания, а также тестирование в конце обучающего курса.

Корпоративное СМИ 

Внутри компании происходит много событий, о которых сотрудников необходимо информировать. Мы разработали удобную административную панель для контент-менеджеров, чтобы они могли быстро верстать статьи для раздела новостей и спецпредложений. Теперь они могут быстро загружать тексты на портал, добавлять обложки, менять цвета и формат шрифтов.



В качестве дополнительной функции мы установили сбор статистики по лайкам и просмотрам, чтобы контент-менеджер со стороны заказчика мог отслеживать динамику просмотров и выделять наиболее волнующие сотрудников темы.

Результаты

— Разработали портал с новыми функциями и свежим дизайном, который можно будет легко масштабировать и развивать. 
— Снизили трудозатраты сотрудников на оформление рабочих задач и оптимизировали коммуникацию внутри команды. 
— Цифровизировали процесс онбординга в компании.