Extyl. Сложный ecommerce и нестандартные интеграции. Extyl-PRO
Адрес: Дербеневская улица, 20с23, 1 подъезд, 2 этаж 115114 Москва,
Телефон:+7 495 995–23–37, Электронная почта: info@extyl-pro.ru
По будням с 9:30 до 20
8 800 777-29-00

Бесплатно по всей России

Задача

Разработать интранет-систему для сотрудников Счетной палаты

Исполнение

Автоматизировали бизнес-процессы, связанные с планированием отпусков, оформлением документов и коммуникациями.

Достигнутый результат

В несколько раз сократили затраты времени тысячи госслужащих на рутинные задачи.


Интранет Счетной палаты кейс проекта
О проекте

Счетная палата — высший орган госконтроля финансов. Они следят за использованием бюджетных средств, оценивают, насколько эффективно ими распоряжаются и выявляют нарушения. 

Штат компании насчитывает около 2000 сотрудников в 31 департаменте. Каждому сотруднику нужно планировать и согласовывать отпуск, организовывать рабочее время и совещания с коллегами. Каждый регулярно обращается в бухгалтерию за справками, следит за новостями компании и сам информирует коллег по рабочим вопросам. До внедрения корпоративного портала эти процессы отнимали много времени.

 

Задача

 

Задача — выявить внутренние процессы, которые можно автоматизировать. Спроектировать архитектуру программного обеспечения в соответствии с требованиями бизнеса. Разработать и внедрить интранет-систему, которая ускорит внутренние коммуникации и поможет всем сотрудникам Счетной палаты более эффективно работать вместе.

Решение

 Разработка велась в два этапа. Сначала мы провели бизнес-аналитику и запустили базовый функционал портала. Внедряя систему и тестируя ее на пользователях, мы параллельно разрабатывали вторую часть — блог руководства, обратную связь, «Палату идей» и интеграции с внешними системами и базами данных.

Требования безопасности 


Особенность заказчика — высокий уровень требований к безопасности данных. Есть внутренний и внешний контур серверов Exchange, в которых хранятся данные сотрудников и компании. Мы сделали две версии портала с разными уровнями доступа. Во внутреннем контуре доступна вся информация, но нет доступа в интернет. Внешний работает через интернет, но не отображает личные данные, документы и информацию по денежному содержанию.

 

Для доступа с рабочего компьютера мы сделали NTLM-авторизацию, которая автоматически пропускает пользователя в систему. Зайти на портал через интернет, например, из дома, можно только в ограниченный внешний контур. Пользователю будут доступны только новости и мессенджер.
Мы также провели интеграцию с системой Microsoft Active Directory для создания и хранения учетных записей пользователей. В AD хранятся внешние и внутренние логины пользователей, поэтому мы делали склейку учетных записей для корректной работы системы.

Елена Б. — Backend Developer, Extyl


Формирование отпусков 

 
Когда сотрудники планируют отпуск на следующий год, руководители следят, чтобы для каждого отсутствующего была замена, а в квартал уходило не больше 30% сотрудников. Это непросто, когда в компании большой штат и сложная иерархия.

Раньше, чтобы сопоставить эти данные в единый документ, использовали таблицы Excel. Ответственный за процесс табельщик напоминал всем сотрудникам, что пора планировать отпуск, а потом вносил корректировки вручную.

Теперь в портале всем приходит уведомления, что нужно заполнить форму на отпуск. Из этих форм автоматически складывается сводная таблица, в которой информация обновляется риал-тайм.


Табельщик, ответственный за согласование графика, может быстро проверить таблицу, скорректировать и уведомить сотрудников об изменениях в плане прямо на портале.

Также участники видят свои персональные графики и могут отметить «тип» отсутствия, который помогает остальным планировать работу с ним.

 

Сокращение бумажной работы 

В компаниях с большим штатом простые вещи, такие, как получение справки или трудовой книжки, превращается в долгий процесс. Например, чтобы получить справку о доходах, нужно пойти в бухгалтерию и написать заявление. Затем прийти еще пару раз, чтобы проверить готовность или напомнить сотруднику о себе.

Чтобы исключить эти усилия и сэкономить рабочее время сотрудников, мы сделали конструктор заявок на портале. Теперь каждый может сформировать заявку самостоятельно, а потом получить уведомление о готовности и забрать ее.

Виды этих заявок:


Оформление расчетного листка

У госслужащих зарплата каждый раз формируется по множеству критериев: 
оклад, надбавка за секретность, надбавка за выслугу лет и еще с десяток пунктов. 

У сотрудников часто возникают вопросы по поводу расчетов. Чтобы сделать этот процесс прозрачным и исключить обращения в бухгалтерию, мы добавили возможность скачать расчетный лист на портале.



На портале реализована интеграция с 1С. Раз в сутки через нее обновляется информация о пользователях. Когда сотрудник запрашивает расчет зарплаты за указанный им период, формируется Runtime-запрос — информация обновляется в моменте.

Елена Б. — Backend Developer, Extyl

Общий календарь и подготовка совещаний 

 
Чтобы оптимизировать совместную работу сотрудников, мы синхронизировали их привычные инструменты — почту и календарь Microsoft Exchange — с порталом. Теперь видна занятость каждого сотрудника и их совместные встречи.


В функционале календаря мы сделали возможность бронировать переговорные, а также добавлять «подготовку комнат» к мероприятию. Например, если к совещанию нужны дополнительные маркеры, доски, телевизоры и колонки — то все это можно отметить в чек-боксе при бронировании. Ответственным людям автоматически отправится задача на подготовку переговорной.



Коммуникация в коллективе

Мы предусмотрели несколько инструментов для информирования сотрудников. Первый — это лента новостей, которая заменяет массовую рассылку на почту. Там регулярно появляются сообщения, новости и опросы.




Иногда появляется особенно важная информация. Например, новый регламент или инструктаж. Чтобы убедиться, что такие сообщения прочтут все сотрудники, мы сделали кнопку «ознакомился» юридически значимой и равноценной подписи в бланке с прохождением инструктажа. Все сотрудники подписали приказ. Важные сообщения нельзя закрыть и продолжить пользоваться порталом, пока не прочитаешь их.

Чтобы сформировать такое сообщение, инженеру по охране труда достаточно указать в задаче соответствующий номер документа. Он автоматически загрузится из базы.



Мы провели интеграцию портала с Oracle и базой данных системы электронного документооборота САДЭД.

Чтобы каждый, кто проходит инструктаж, не обращался к базе за нужным документом, мы сделали так, что документ отображается внутри задачи портала сразу. Для этого нам не подошел стандартный PDF-конвертор, так как в закрытом контуре портала нет интернета. Мы установили специальный конвертор прямо на сайт. 


Елена Б. — Backend Developer, Extyl


Телефонные справочники

 
Чтобы сотрудникам могли быстро связаться друг с другом, мы кастомизировали телефонный справочник компании. Добавили номера кабинетов в профили и возможность сохранять контакты в избранное.


Руководителям нельзя позвонить напрямую, поэтому мы добавили приемные с их секретарями.


Палата идей


В корпоративной культуре Счетной палаты принято делится идеями, обсуждать и внедрять предложения сотрудников. Благодаря порталу эта инициатива поддерживается и легче модерируется. Каждый сотрудник может оставить предложение в разделе «Палата идей», за которое будут голосовать.




Дополнительно мы сделали инфографику со статистикой о том, как эти идеи меняют жизнь компании.


Результат

— Проанализировали бизнес-процессы Счетной палаты и оцифровали то, что возможно было перевести в онлайн. 
— Снизили затраты ресурсов компании на обработку большого потока заявок и документов. 
— В несколько раз сократили время и нагрузку сотрудников на организацию отпуска и совместных совещаний.
— Сделали несколько инструментов для коммуникации в портале, чтобы сотрудникам было удобно общаться в режиме «одного окна».
— Продолжаем поддерживать и развивать интранет-систему, добавляя новые функции.

Команда проекта 

Дмитрий К. — Руководитель проекта
Анастасия К. — Менеджер проекта
Агата Д. — аналитик
Елена Б. — тимлид
Павел И. — программист
Никита Г. — программист
Константин Ч. — программист
Фаррух Б. - программист
Павел Н. — старший тестировщик
Илья К. — тестировщик






Отзыв  Клиента
Отзыв от Счетной Патлаты Российской Федерации отзывы Extyl-Pro
от 5 000 000 ₽

Хотим похожий проект
Выберите способ связи и мы свяжемся с Вами в течение одного рабочего дня или быстрее.
, ,
Заказать звонок
Ставки специалистов

Front-end: от 2200₽

Back-end: от 2200₽ (PHP, Python), 2400₽ (JAVA, C#, Ruby, .NET)

Аналитика: 2400 — 3000₽

Mobile: от 2400₽

Дизайн: 2200₽ (дизайнер), 2600₽ (арт-директор)

DevOps: 3000₽

1С: 3000₽

Тестирование: от 1700₽