Как бороться с прокрастинацией: 16 способов (Часть 2)

Вводят промежуточную отчетность

В ГК «Авира» рабочий день каждого отдела начинается с переклички: «что сделал вчера», «что сделаю сегодня», «что мне мешает». Раз в неделю сотрудники планируют задачи на следующую, в конце недели отчитываются. Раз в месяц озвучивают планы на 30 дней. По словам управляющего ГК «Авира» Алексея Загуменного, если к ним прокрался прокрастинатор, это сразу все заметят. И он либо изменится, либо его уволят.

Мастера прокрастинации

«Мастерами по откладыванию дел на потом были сотрудники отдела продаж. Они звонили клиентам один-два часа в день. А в остальное время создавали видимость работы. При этом от числа результативных звонков зависит наша выручка», — говорит Ирина Чирва, совладелец сети фитнес-клубов «Тонус-Клуб».

Помогла еженедельная отчетность, прослушивание переговоров. В конце каждой недели сотрудники отчитывались по выполненным задачам. Если Ирина видела, что задачи зависают, откладываются, она детально разбиралась с сотрудником. После введения отчетности и прослушивания выручка выросла на 30 процентов.

Сотрудники прокрастинируют, когда впереди сложное задание. Директора советуют дробить задачи на более мелкие.

Хитрят со сроками

Предприниматель Надежда Онищук устанавливает сотрудникам дедлайн на несколько дней раньше, чем нужно. Дедлайны не исправят прокрастинатора, но избавят владельца от последствий прокрастинации. Главное, чтобы сотрудник не знал реальные сроки.

Сделать легче, чем отложить

«Мы долго боролись с прокрастинацией, но решили проблему только тогда, когда полностью изменили планирование», — рассказывает Анжела Янковская, основатель швейного производства «Мастерская Ангел».

Сотрудник сам устанавливает время на выполнение задачи вплоть до минуты. Чтобы отложить, нужно предложить перенос, написать отчет о причинах переноса, дождаться согласования переноса от руководителя. Все это проходит через «1С». Проще сделать вовремя, чем перенести.
Если сотрудники не успевали, они оставались до ночи, но выполняли работу. 

Прокрастинацию победил простой вопрос: «Сколько времени тебе нужно на работу?»

Разбивают на подзадачи

Сотрудники прокрастинируют, когда впереди сложное и непривычное задание. Директора советуют дробить задачи на более мелкие. Ум прокрастинатора боится больших задач, а маленькие решает быстро. При этом слишком коротких заданий лучше избегать. Прокрастинатор отложит задачу на последний момент, если ее можно выполнить за пару минут.

Увольняют в назидание другим

К самой кардинальной мере директора прибегают, когда другие способы не помогли или на разбор полетов нет времени. Увольнения за срывы сроков задач помогают держать в тонусе других сотрудников, склонных к прокрастинации.

Оплатили штраф и уволили

«Пять лет сотрудник прилежно работал, не задерживал выполнение задач, но в последний год начал относиться к работе халатно. Опаздывал, уходил раньше, важные отчеты отправлял в последний день. Один из отчетов мы не приняли из-за ошибки. Пришлось корректировать. Нарушили срок сдачи и получили штраф», — рассказывает Илгизя Шарафиева.

«С сотрудником провели беседу. Но ничего не изменилось. Он продолжил откладывать важные дела. «Несмотря на его былой вклад в развитие компании, нам пришлось расстаться, так как он уже не мог контролировать свою работу», — дополнила Илгизя.

Adamos Logistic  
Сфера: автомобильная доставка грузов по России.
Год основания: 2009.
Численность персонала: 85 человек.
Клиенты: «Дикси», «Пятерочка», «Лента», «Магнит», «Ашан», «Билла», «Красное и Белое».
 
Виктория Демидова: разделили сотрудников по типам и победили прокрастинацию.
Сооснователь и собственник компании по грузоперевозкам Adamos Logistic, Москва
 
«Наша компания росла с 2009 года на 30–40 процентов в год. Последние два года прибыль падает. Новые контракты приходят, старые остаются с нами, численность сотрудников растет, а вместе с ней и затраты на ФОТ. Мы нашли причины падения прибыли в низкой эффективности персонала.
Протестировали сотрудников по DISC. Пришли к выводу, что прокрастинация свойственна сотрудникам первого типа. Таких у нас большинство.

Определив типы сотрудников, мы предложили им более подходящие должности либо дали в пару коллегу с другими качествами. Когда сотрудник не на своем месте, он откладывает работу, которая не соответствует его типу. Слабые стороны сотрудника одного типа нужно компенсировать сильными сторонами сотрудника другого типа.

Например, мы сменили руководителя HR-департамента. По DISC оказалось, что ей важны не поиск кандидатов, закрытие вакансий, а общение, корпоративы. Сотрудница была профессионалом. Но прокрастинация не позволяла ей выполнять задачи в срок.»

DISC — модель поведения людей в окружающей среде. Включает следующие типы: достигатор — стремится к власти; коммуникатор — фабрика креатива и эмоций; интегратор — верный традициям; аналитик — страж порядка. Цена тестирования на одного сотрудника — от 5 до 30 тыс. руб., внедрение — от 300 тыс. руб.