Создать информационную систему для автоматизации контрольно-ревизионной деятельности Минобрнауки России.
Разработали специализированную информационную систему на базе 1С-Битрикс24, которая объединяет работу с планами, проведение проверок и формирование отчетности в единой защищенной цифровой среде.
Минобрнауки России получила централизованную систему управления, которая автоматизирует процессы внутреннего аудита, обеспечивает прозрачность данных и упрощает контроль выполнения проверок.
О проекте
Министерство науки и высшего образования РФ контролирует работу подведомственных организаций: университетов, научных центров и исследовательских институтов.
До внедрения новой системы работа с планированием и проведением проверок выполнялись вручную и были распределены между разными документами и регистрами.
Задачи
В рамках проекта необходимо было решить следующие задачи:
- Создать систему планирования проверок подведомственных организаций — как годовые, так и внеплановые.
- Перенести в цифровой формат данные по проверкам: акты, нарушения, документы и результаты аудитов.
- Добавить инструмент для контроля устранения нарушений.
- Реализовать понятную отчетность и аналитику.
- Соблюсти требования безопасности.
Почему выбрали Экстил
В портфеле компании — проекты для государственных организаций, включая Счетную палату Российской Федерации.
У нас есть лицензии ФСБ и ФСТЭК, поэтому мы можем реализовывать проекты, где важна защита данных и соответствие государственным стандартам.
Решение
Централизованный реестр проверок
В системе реализован единый реестр проверок, который содержит информацию о планируемых и проведенных контрольных мероприятиях.
Сотрудники департамента могут формировать годовые планы проверок, добавлять внеплановые мероприятия и отслеживать их статус. Все данные хранятся в централизованной базе, что обеспечивает прозрачность процессов и доступ к информации.
Учет результатов ревизий
Сотрудники могут регистрировать результаты проверок в системе: добавлять акты, фиксировать замечания, указывать выявленные нарушения и прикладывать необходимые документы.
Информация по каждой проверке структурирована и хранится в одном месте, поэтому можно быстро разобраться в результатах и без лишних действий сформировать сводные отчеты.
Контроль устранения нарушений
После проведения проверки сотрудники могут сразу зафиксировать план действий по устранению выявленных нарушений.
В системе видно, какие задачи поставлены, кто за них отвечает и на каком этапе находится их выполнение. Это помогает не терять первостепенные задачи, контролировать сроки и вовремя реагировать, если что-то идет не по плану.
Аналитика и отчетность
Система помогает быстро собирать отчеты по результатам проверок без ручной работы и сложных таблиц.
Сотрудники видят общую картину: сколько проверок проведено, какие нарушения выявлены, как устраняются замечания и где есть проблемные зоны. Это упрощает анализ данных, помогает быстрее принимать решения и делает процессы контроля понятнее.
Безопасная архитектура
Информационная система разработана на базе 1С-Битрикс24 с использованием отечественных программных решений.
В системе настроены механизмы разграничения прав доступа, защита данных и соответствие требованиям информационной безопасности государственных информационных систем.
Результат
Минобрнауки России получила систему для управления контрольно-ревизионной деятельностью, в которой все процессы собраны в одном месте.
Теперь сотрудники планируют проверки, фиксируют их результаты, работают с выявленными нарушениями и контролируют их устранение в едином интерфейсе. Информация хранится в системе, поэтому не нужно искать данные в разных документах — все доступно и структурировано.
Работа с отчетностью стала проще: система автоматически собирает данные по проверкам и помогает быстрее их оформить.
Тут можно почитать, как Экстил дорабатывал подсистему таможенно-тарифного регулирования Евразийской экономической комиссии.
