Extyl. Сложный ecommerce и нестандартные интеграции. Extyl-PRO
Адрес: Дербеневская улица, 20с23, 1 подъезд, 2 этаж 115114 Москва,
Телефон:+7 495 995–23–37, Электронная почта: info@extyl-pro.ru
По будням с 9:30 до 20
8 800 777-29-00

Бесплатно по всей России

Задача

Разработать внутреннюю систему, которая оптимизирует процесс подготовки годовых собраний акционеров «Роснефти».

Исполнение

Автоматизировали процессы подготовки к общему собранию акционеров, включая выбор даты и места проведения, формирование рабочих групп по направлениям. Разработали инструмент контроля организации мероприятий для руководителей компании.

Результат

Создали онлайн-систему для быстрой коммуникации и удобной работы сотрудников «Роснефть».


О проекте

«Роснефть» — лидер российской нефтяной отрасли и крупнейшая публичная нефтегазовая корпорация мира. Каждый год компания проводит обязательное собрание акционеров. Уже несколько лет Extyl помогает «Роснефти» оцифровать связанные с этим процессы. Мы уже рассказали, как разработали личный кабинет для акционеров, а в этом кейсе покажем, как оптимизировали подготовку к мероприятию, на которую раньше сотрудники «Роснефти» тратили около года.

Задача

Перевести в онлайн и ускорить процесс организации годовых собраний акционеров. Разработать внутреннюю систему для работы сотрудников «Роснефти» в команде.

Решение

Этап аналитики: схема бизнес-процессов

Чтобы создать онлайн-инструмент для подготовки, проведения и подведения итогов ежегодного собрания акционеров, сначала необходимо было разобраться в том, как все устроено на текущий момент. Поэтому мы приступили к аналитике, в результате которой построили схему бизнес-процессов:




Каждый элемент на схеме — отдельный микро-процесс, который занимает у команды организаторов около трех месяцев. В детализации каждый из этих процессов выглядит так:




В организации собраний участвует множество сотрудников. Необходимо было спроектировать сценарии для разных пользовательских ролей и соединить их в один общий логичный процесс взаимодействия.

Митя Коновалов, операционный директор

Нельзя отказаться, но можно ускорить

В большой государственной компании сложная иерархия, много бюрократических процедур, от которых нельзя отказаться — но можно улучшить и ускорить. После того, как была готова карта бизнес-процессов, стало ясно, каких ключевые этапы включает в себя организация годового собрания акционеров.
    

  1. Приказ об организации собрания передается менеджеру административно-хозяйственного отдела. Он формирует служебную записку, в которой определяет формат встречи — очный или заочный, и примерное время проведения, например, с апреля по июнь.
  2. После этого менеджер формирует рабочую группу для анализа и сбора подходящих площадок в различных городах России. Команда изучает условия аренды, количество посадочных мест, возможности кейтеринга. Каждый член рабочей группы составляет свой список площадок, он проходит цепочку согласований в бумажном виде. Наконец, когда выбор сделан, запускается процесс подготовки.
  3. План подготовки состоит из 250 пунктов. В нем учитываются все задачи: от изготовления листовок до приглашения иностранных гостей. Для каждой задачи составляются приказы и служебные записки, которые приходилось печатать и подписывать — именно поэтому организация собрания начиналась за год. 

Подготовка к собранию: оптимизация процессов


Корпоративная система помогла ускорить сбор и согласование площадок за счет того, что подготовка проходит централизованно, онлайн. Правки можно вносить, не дожидаясь, когда сотрудники распечатают общий список. 

Работать с планом мероприятия тоже стало гораздо удобнее. Если до внедрения портала менеджер собирал план в Word и раздавал задания сотрудникам, а потом собирал отчеты по каждому заданию, то теперь все организаторы ведут работу в едином интерфейсе. Изменения в задачах происходят реал-тайм, перед глазами руководителя.


Поле «комментарий для руководителя» позволяет ему смотреть план и понимать статусы задач, не открывая каждую подзадачу.

План проекта формируется автоматически по данным предыдущего года — его нужно только отредактировать и указать ответственных за задачи. Ответственные получают уведомления и ведут работу внутри своей задачи. Отметки статусов и сбор отчетной документации также происходит внутри портала — большая часть процессов теперь не нуждается в офлайн-согласованиях.

Митя Коновалов, операционный директор

Например, внутри системы менеджер может сформировать группу на 300 email адресов и разослать письма. Руководитель наблюдает за процессами и видит, что готово, где есть задержки, какие статусы у задач.




Для тех согласований, которые все еще происходят на бумаге, в системе реализована возможность печати документов и загрузки сканов.

Подведение итогов собрания


Портал помогает не только в организации мероприятия, но и в подведении итогов собрания, хранении информации. По окончании годового собрания акционеров организаторы загружают в портал отчеты, ответы на вопросы и презентации для дальнейшего внутреннего использования.
   
Раньше, чтобы найти нужную информацию приходилось искать ответственных сотрудников и запрашивать данные. Это вызывало трудности, особенно если кто-то уже уволился. Теперь это делается в пару кликов.

Запуск итерациями


Необходимо было создать такую интранет-систему, которой сотрудники «Роснефти» смогут и захотят пользоваться. Поэтому сначала мы запустили MVP-версию, содержащую только основной список задач. Пользователи тестировали ее «в бою» и предлагали нужные доработки. 

Например, по результатам обратной связи мы добавили email-уведомления для руководителей, когда их секретари принимают решения по задачам. Также за время работы внесли множество локальных корректировок, вроде изменения названий кнопок, возможности добавлять комментарии сразу в список плана или прикреплять сканы документов к задачам. 

Результат

 

  • Проанализировали бизнес-процессы компании «Роснефть» в части подготовки к собраниям акционеров, и оцифровали все, что возможно было перевести в онлайн.
  • В несколько раз сократили нагрузку сотрудников и время на организацию и обработку большого потока документов. 
  • Создали инструмент контроля для руководителей. 
  • Запустили интранет-систему таким образом, чтобы она была в удобна в повседневной работе — учли в разработке обратную связь от пользователей. 
  • Провели серию обучающих мероприятий для сотрудников, разработали специальные шпаргалки для каждой пользовательской роли.

Команда проекта

Проектный менеджер: Митя К. 
Архитектор: Максим А.
Дизайнер: Влада Б. 
Разработчики: Тельман М., Роман В., Леонид М., Дмитрий Ч.

от 5 000 000 ₽

Хотим похожий проект
Выберите способ связи и мы свяжемся с Вами в течение одного рабочего дня или быстрее.
, ,
Заказать звонок
Ставки специалистов

Front-end: от 2200₽

Back-end: от 2200₽ (PHP, Python), 2400₽ (JAVA, C#, Ruby, .NET)

Аналитика: 2400 — 3000₽

Mobile: от 2400₽

Дизайн: 2200₽ (дизайнер), 2600₽ (арт-директор)

DevOps: 3000₽

1С: 3000₽

Тестирование: от 1700₽