Разработать внутреннюю систему, которая оптимизирует процесс подготовки годовых собраний акционеров «Роснефти».
Автоматизировали процессы подготовки к общему собранию акционеров, включая выбор даты и места проведения, формирование рабочих групп по направлениям. Разработали инструмент контроля организации мероприятий для руководителей компании.
Создали онлайн-систему для быстрой коммуникации и удобной работы сотрудников «Роснефть».
О проекте
«Роснефть» — лидер российской нефтяной отрасли и крупнейшая публичная нефтегазовая корпорация мира. Каждый год компания проводит обязательное собрание акционеров. Уже несколько лет Extyl помогает «Роснефти» оцифровать связанные с этим процессы. Мы уже рассказали, как разработали личный кабинет для акционеров, а в этом кейсе покажем, как оптимизировали подготовку к мероприятию, на которую раньше сотрудники «Роснефти» тратили около года.
Задача
Перевести в онлайн и ускорить процесс организации годовых собраний акционеров. Разработать внутреннюю систему для работы сотрудников «Роснефти» в команде.
Решение
Этап аналитики: схема бизнес-процессов
Чтобы создать онлайн-инструмент для подготовки, проведения и подведения итогов ежегодного собрания акционеров, сначала необходимо было разобраться в том, как все устроено на текущий момент. Поэтому мы приступили к аналитике, в результате которой построили схему бизнес-процессов:
Каждый элемент на схеме — отдельный микро-процесс, который занимает у команды организаторов около трех месяцев. В детализации каждый из этих процессов выглядит так:
В организации собраний участвует множество сотрудников. Необходимо было спроектировать сценарии для разных пользовательских ролей и соединить их в один общий логичный процесс взаимодействия.
Митя Коновалов, операционный директор
Нельзя отказаться, но можно ускорить
В большой государственной компании сложная иерархия, много бюрократических процедур, от которых нельзя отказаться — но можно улучшить и ускорить. После того, как была готова карта бизнес-процессов, стало ясно, каких ключевые этапы включает в себя организация годового собрания акционеров.
- Приказ об организации собрания передается менеджеру административно-хозяйственного отдела. Он формирует служебную записку, в которой определяет формат встречи — очный или заочный, и примерное время проведения, например, с апреля по июнь.
- После этого менеджер формирует рабочую группу для анализа и сбора подходящих площадок в различных городах России. Команда изучает условия аренды, количество посадочных мест, возможности кейтеринга. Каждый член рабочей группы составляет свой список площадок, он проходит цепочку согласований в бумажном виде. Наконец, когда выбор сделан, запускается процесс подготовки.
- План подготовки состоит из 250 пунктов. В нем учитываются все задачи: от изготовления листовок до приглашения иностранных гостей. Для каждой задачи составляются приказы и служебные записки, которые приходилось печатать и подписывать — именно поэтому организация собрания начиналась за год.
Подготовка к собранию: оптимизация процессов
Корпоративная система помогла ускорить сбор и согласование площадок за счет того, что подготовка проходит централизованно, онлайн. Правки можно вносить, не дожидаясь, когда сотрудники распечатают общий список.
Работать с планом мероприятия тоже стало гораздо удобнее. Если до внедрения портала менеджер собирал план в Word и раздавал задания сотрудникам, а потом собирал отчеты по каждому заданию, то теперь все организаторы ведут работу в едином интерфейсе. Изменения в задачах происходят реал-тайм, перед глазами руководителя.
Поле «комментарий для руководителя» позволяет ему смотреть план и понимать статусы задач, не открывая каждую подзадачу.
План проекта формируется автоматически по данным предыдущего года — его нужно только отредактировать и указать ответственных за задачи. Ответственные получают уведомления и ведут работу внутри своей задачи. Отметки статусов и сбор отчетной документации также происходит внутри портала — большая часть процессов теперь не нуждается в офлайн-согласованиях.
Митя Коновалов, операционный директор
Например, внутри системы менеджер может сформировать группу на 300 email адресов и разослать письма. Руководитель наблюдает за процессами и видит, что готово, где есть задержки, какие статусы у задач.
Для тех согласований, которые все еще происходят на бумаге, в системе реализована возможность печати документов и загрузки сканов.
Подведение итогов собрания
Портал помогает не только в организации мероприятия, но и в подведении итогов собрания, хранении информации. По окончании годового собрания акционеров организаторы загружают в портал отчеты, ответы на вопросы и презентации для дальнейшего внутреннего использования.
Раньше, чтобы найти нужную информацию приходилось искать ответственных сотрудников и запрашивать данные. Это вызывало трудности, особенно если кто-то уже уволился. Теперь это делается в пару кликов.
Запуск итерациями
Необходимо было создать такую интранет-систему, которой сотрудники «Роснефти» смогут и захотят пользоваться. Поэтому сначала мы запустили MVP-версию, содержащую только основной список задач. Пользователи тестировали ее «в бою» и предлагали нужные доработки.
Например, по результатам обратной связи мы добавили email-уведомления для руководителей, когда их секретари принимают решения по задачам. Также за время работы внесли множество локальных корректировок, вроде изменения названий кнопок, возможности добавлять комментарии сразу в список плана или прикреплять сканы документов к задачам.
Результат
- Проанализировали бизнес-процессы компании «Роснефть» в части подготовки к собраниям акционеров, и оцифровали все, что возможно было перевести в онлайн.
- В несколько раз сократили нагрузку сотрудников и время на организацию и обработку большого потока документов.
- Создали инструмент контроля для руководителей.
- Запустили интранет-систему таким образом, чтобы она была в удобна в повседневной работе — учли в разработке обратную связь от пользователей.
- Провели серию обучающих мероприятий для сотрудников, разработали специальные шпаргалки для каждой пользовательской роли.
Команда проекта
Проектный менеджер: Митя К.
Архитектор: Максим А.
Дизайнер: Влада Б.
Разработчики: Тельман М., Роман В., Леонид М., Дмитрий Ч.
